Vertrauen und Transparenz
Vertrauen ist die Voraussetzung dafür, dass die Kirchliche Sozialstation als kompetente und verlässliche Partnerin von den Menschen wahrgenommen wird. Deshalb bilden Offenheit, Transparenz und die Einhaltung von Recht und Gesetz auf allen Ebenen der Kirchlichen Sozialstation Walldorf-St. Leon-Rot e. V. die Arbeitsgrundlage. Die Kirchliche Sozialstation ermutigt daher Mitarbeiter/Innen, Ehrenamtliche und auch Außenstehende, Fehlverhalten, Rechts- und Regelverstöße innerhalb der Organisation zu melden und dadurch mitzuhelfen, Schaden zu vermeiden.
Zuverlässige Meldewege und der Schutz der Hinweisgeber/Innen vor Sanktionen sind unerlässlich für eine effektive Regeltreue, denn sie tragen dazu bei, dass mögliches Fehlverhalten gemeldet wird und umfassend untersucht und aufgeklärt werden kann. Damit wir von möglichen Regel- und Rechtsverstößen erfahren, stellen wir internen und externen Hinweisgebern/Innen der Kirchlichen Sozialstation verschiedene geschützte Meldewege zur Verfügung:
- ein anonymes gesichertes und datenschutzkonformes Hinweisgebersystem: Zur Meldeplattform
- Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle.
Das anonyme Hinweisgebersystem finden Sie unter: www.sicher-melden.de/caritasfreiburg
Die Ombudsstelle können Sie unter folgender Adresse kontaktieren:
Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg
Ombudsperson Elke Hall
Kartäuserstraße 47
79102 Freiburg
Tel: +49 (0) 761 13791-201
E-Mail: ombudsperson@rechnungshof-ebfr.de
Bei der Ombudsperson können Sie vertraulich und auf Wunsch anonym Hinweise zu möglichen Verstößen geben. Ihre Identität darf nur mit Ihrem Einverständnis oder auf verbindliche Anordnung staatlicher Stellen offenbart werden.
Die Abgabe von Hinweisen ist nicht an bestimmte Formen gebunden. Insbesondere können Sie Ihre Hinweise persönlich, schriftlich, per Telefon oder per E-Mail mitteilen.
Anonymität gewährleistet
Natürlich können Sie Ihre Hinweise auch über das digitale Hinweisgebersystem mit anonymer Dialogfunktion übermitteln. Sofern möglich, können Sie Unterlagen, die Ihren Verdacht stützen, an die Ombudsperson übergeben oder über das Hinweisgebersystem hochladen.
Wichtige Hinweise
Die von Ihnen gemeldeten Informationen können die Einleitung interner und behördlicher Untersuchungsverfahren und weitere Folgen nach sich ziehen. Übermitteln Sie uns daher nur Informationen, bei denen Sie nach bestem Wissen und Gewissen davon ausgehen, dass sie zutreffen. Wenn Sie wissentlich falsche oder irreführende Informationen geben, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen. Das wissentliche Verbreiten von falschen Informationen kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Hinweisgebersystem- Richtlinie
- Zweck und Umfang
Zu einer guten Organisationskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher und organisationsinterner Regelungen. Fehlverhalten sollte frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt werden. Hinweisgebende Personen leisten einen wichtigen Beitrag zur Organisationsverbesserung. Es bedarf der Aufmerksamkeit und Bereitschaft aller, an einer positiven Fehlerkultur mitzuwirken.
In der Handreichung „Kirchliche Corporate Governance (KCG) – Grundsätze guter Finanzwirtschaft in deutschen (Erz-)Bistümern“ des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD), wird die Implementierung von Hinweisgebersystemen als Instrument der Corporate Compliance empfohlen. Die Kirchliche Sozialstation Walldorf-St. Leon-Rot e. V. folgt dieser Empfehlung und führt in Zusammenarbeit mit der Erzdiözese Freiburg und dem Rechnungshof der Erzdiözese Freiburg ein Hinweisgebersystem ein. Dabei ist der Rechnungshof der Erzdiözese Freiburg Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten, da er im Rahmen seiner originären Aufgabe nach § 8 Abs. 1 seines Statutes tätig wird für die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Kirchliche Sozialstation mit zum Zuständigkeitsbereich des Rechnungshofes gehört.
Hinweispersonen können sowohl Mitarbeitende als auch Außenstehende sein, die Kenntnis über Regelverstöße erlangt haben. Die Kirchliche Sozialstation Walldorf-St. Leon-Rot e. V. ruft alle Mitarbeitenden als auch Außenstehende, wie Begünstigte, Geschäftspartner, Lieferanten, Dienstleister auf Fehlverhalten zu melden.
Mit diesem Hinweisgebersystem wird größtmöglicher Schutz für Hinweisgeber und Betroffene garantiert, so dass ihnen durch die Meldung keine Nachteile entstehen.
- Hinweise und Verstöße
Das Hinweisgebersystem ermöglicht die Meldung von Verstößen gegen Gesetze, Rechtsverordnungen oder organisationsinterne Regelungen. „Fehlverhalten“ im Sinne dieser Regelung sind zum Beispiel: Betrug, Korruption, Verstoß gegen Datenschutz, Arbeitsschutzverstoß, sexualisierter Missbrauch oder Grenzüberschreitung.
- Vorgehen beim Melden von Verdachtsfällen
Die Meldung von Verdachtsfällen kann an die unmittelbaren zuständigen Ansprechpersonen vor Ort erfolgen (wie Vorgesetzte, Organvertreter oder sonstige Verantwortliche).
Alternativ besteht die Möglichkeit, die Angelegenheit direkt mit einer unabhängigen Ombudsperson vertraulich zu besprechen. Dieser ist für Kirchliche Sozialstation Walldorf-St. Leon-Rot e. V. beim Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg angesiedelt.
Eine Kontaktaufnahme ist telefonisch oder schriftlich möglich. Über das Hinweisgeberportal ist darüber hinaus eine anonyme Kontaktaufnahme möglich. Das Hinweisgeberportal ist eine Meldeplattform und dient als Eingangskanal für Hinweise und Verstöße. Mit dem Hinweisempfänger kann über dieses Portal anonym kommuniziert werden. Die Anonymität kann nur von der Hinweisperson selbst aufgehoben werden.
- Umgang mit Hinweisen
Die Empfänger von Hinweisen sind verpflichtet, den Eingang des Hinweises zu bestätigen, die Angelegenheit zu bewerten und weiter nachzuforschen, Hinweispersonen den notwendigen Schutz zukommen zu lassen und in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. Sollte die unmittelbare Ansprechperson der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die zuständige Person oder, wo dies angemessen er- scheint, an die Ombudsperson weiterzuleiten, damit sich diese darum kümmert.
Die Ombudsperson wird sich mit jedem Hinweis befassen und jeder Meldung unabhängig, objektiv und vertraulich nachgehen:
- Bestätigung des Eingangs einer Meldung spätestens nach sieben
- Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und Ersteinschätzung bzgl. der Einordnung des Hinweises.
- Weitere Erforschung: falls erforderlich Ersuchen an
- Folgemaßnahmen: Weiterleitung an die zuständige Stelle, ggf. interne Untersuchungen veranlassen, ggf. das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
- Qualifizierte Rückmeldung: spätestens nach drei Monaten; sie umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
- Vertraulichkeitsgebot und Schutz von Hinweispersonen
Die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen sind zu wahren:
- der hinweisgebenden Person,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
- der sonstigen in der Meldung genannten
Es gilt das Verbot von Repressalien sowie Androhung und Versuch, Repressalien auszuüben. Repressalien sind Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung oder eine Offenlegung sind, durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter
Nachteil entsteht oder entstehen kann (z. B. ungerechtfertigte Kündigung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Mobbing …).
- Falsche Auskünfte / Missbrauch des Hinweisgebersystems
Die Kirchliche Sozialstation Walldorf-St. Leon-Rot e. V. und die Ombudsperson werden alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Hinweise vortragen. Die Identität einer hinweisgebenden Person (sofern die Identität bekannt ist), die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht geschützt. Die Meldung wissentlich oder grob fahrlässig falscher Informationen kann strafrechtliche, haftungsrechtliche und arbeits- oder dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
- Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot
Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person (sofern nicht anonym) oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen im Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden oder auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung oder wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat, weitergegeben werden.
Die hinweisgebende Person ist vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht mitgeteilt haben, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich darzulegen.
Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen an die zuständige Stelle weitergegeben werden, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen erforderlich ist, in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung.
- Datenschutz
Information zum Datenschutz im Rahmen der Funktion als Ombudsperson/ Interne Meldestelle:
Bei dem Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg ist gemäß § 8 Statut des Rechnungshofs eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingerichtet. Sie nimmt diese Aufgabe für den Diözesancaritasverband der Erzdiözese Freiburg, der örtlichen Caritasverbände, der caritativen Fachverbände, der katholischen Sozialstationen (Auftraggeber, vgl. § 3 Statut des Rechnungshofs) sowie der korporativen Mitglieder des Diözesancaritasverbands der Erzdiözese Freiburg nach den Vorgaben der §§ 12 ff. HinSchG, wahr.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in ihrer Funktion als Ombudsperson/ Interne Meldestelle des Diözesancaritasverbandes der Erzdiözese Freiburg und weiterer Rechtsträger (vgl. oben) nach dem HinSchG gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Gesetz über den kirchlichen Datenschutz (KDG).
Der Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg bedient sich eines Hinweisgebersystems und betreibt das Hinweisgebersystem als für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortlicher.
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der otris software AG, Königswall 21, 44137 Dortmund in Deutschland, im Auftrag des Rechnungshofs für die Erzdiözese Freiburg, betrieben.
Die nachfolgende Erklärung dient im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, die verwendete Meldeplattform zu erläutern und der hinweisgebenden Person bei Nutzung dieses Systems über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung von Daten zu informieren.
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Erzdiözese Freiburg Rechnungshof Kartäuserstr. 47 79102 Freiburg Tel. 0761/137910
info@rechnungshof-ebfr.de
Der Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter datenschutz-einrichtungen@ordinariat-freiburg.de
Postanschrift: Erzdiözese Freiburg, Erzbischöfliches Ordinariat, Referat Datenschutz, Schoferstraße 2, 79098 Freiburg
Die Dokumentation einer Meldung wird spätestens, wenn keine rechtlichen Vorschriften dem entgegenstehen, drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
Die Datenverarbeitung findet ausschließlich auf Servern in Deutschland statt.
Hinweisgebersystem
Aufklärung zur Nutzung des Hinweisgebersystems
Im Rahmen ihrer Compliance-Organisation hat die Kirchliche Sozialstation Walldorf-St. Leon-Rot e. V. ein Hinweisgebersystem zur Sicherstellung eines ethischen sowie gesetzes- und rechtskonformen Verhaltens eingerichtet. Diese Zielsetzung richtet sich an unseren Vorstand, an alle Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auch an unsere Geschäftspartner und Klienten.
Innerhalb unseres Hinweisgebersystems haben wir Bearbeitungsprozesse geschaffen, um Hinweise und Beschwerden, mit denen sich Mitarbeiter/-innen, Klient/-innen, Spender/-innen und Geschäftspartner/-innen an uns wenden möchten, gesetzeskonform, unvoreingenommen und vertrauensvoll entgegenzunehmen und mit den zuständigen Stellen im Verband zu klären:
- Möchten Sie eine Straftat oder ein Fehlverhalten (z. B. Korruption, Betrug, Diebstahl, Körperverletzung, sexualisierte Belästigung am Arbeitsplatz, Machtmissbrauch, Nötigung und Freiheitsberaubung) melden? In diesem Fall wenden Sie sich bitte direkt an unsere Ombudspersonen: Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg, Ombudsperson/ Interne Meldestelle, Frau Elke Hall, E-Mail: ombudsperson@rechnungshof-ebfr.de, Tel. 0761/2188-577, oder Herrn Tobias Biendl, Leiter des Rechnungshofs, E-Mail: tobias.biendl@rechnungshof-ebfr.de, Tel. 0761/13791-105
Diese Hinweisgebersystem-Richtlinie wurde vom Vorstand der Kirchlichen Sozialstation Walldorf-St. Leon-Rot e. V. am 24.08.2023 beschlossen.